Una diffida per mancato pagamento fattura è una comunicazione formale con cui un creditore invita il debitore a saldare una fattura non ancora pagata entro un termine specificato. Questo atto rappresenta un ultimo avvertimento prima di intraprendere eventuali azioni legali e serve a mettere ufficialmente in mora il debitore, ovvero a notificargli che il mancato pagamento potrà avere conseguenze giuridiche, come l’avvio di una procedura giudiziaria per il recupero del credito. La diffida solitamente contiene l’indicazione della fattura non saldata, l’importo dovuto, la scadenza per il pagamento e l’avviso sulle possibili conseguenze in caso di ulteriore inadempienza.
Come scrivere una Diffida per mancato pagamento fattura
La diffida per mancato pagamento fattura è uno strumento legale che serve a intimare al debitore di saldare una somma dovuta, già fatturata e scaduta, entro un termine preciso, con l’avvertimento che, in caso contrario, si procederà per vie giudiziarie. Non è soltanto un sollecito cortese, ma una vera e propria intimazione che produce effetti giuridici, in particolare la costituzione in mora del debitore, con conseguente decorrenza degli interessi e apertura alla possibilità di risolvere il contratto o richiedere un provvedimento giudiziario di ingiunzione.
Il fondamento normativo della diffida si trova nell’articolo 1219 del codice civile, che stabilisce che il debitore è costituito in mora quando il creditore gli intima per iscritto di adempiere. La diffida è anche lo strumento che consente, ai sensi dell’articolo 1454 c.c., di diffidare formalmente l’inadempiente ad adempiere entro un termine congruo, decorso il quale il contratto si intende risolto di diritto. In materia di pagamenti commerciali, il decreto legislativo 231/2002 ha poi previsto che, nei rapporti tra imprese e tra imprese e pubbliche amministrazioni, gli interessi moratori decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza della fattura, senza bisogno di una messa in mora, ma l’invio della diffida resta comunque essenziale per cristallizzare il credito e mettere in chiaro le conseguenze di un ulteriore ritardo.
Dal punto di vista pratico, la diffida deve riportare alcuni elementi fondamentali: l’indicazione della fattura insoluta con numero, data ed importo; la scadenza originaria; il richiamo agli articoli di legge che disciplinano l’inadempimento e la mora; il termine ultimo entro il quale si pretende il pagamento, di solito compreso tra sette e quindici giorni dalla ricezione della comunicazione. Deve inoltre contenere l’avvertimento che, in mancanza, il creditore agirà giudizialmente per ottenere il recupero del credito, con aggravio di spese e interessi a carico del debitore. Non è necessario utilizzare toni aggressivi: è sufficiente mantenere un linguaggio fermo, formale e chiaro, che descriva la situazione e richiami le conseguenze legali.
La forma scritta e la prova della ricezione sono aspetti centrali. La diffida deve essere inviata tramite posta elettronica certificata o raccomandata con avviso di ricevimento, così da poter dimostrare in giudizio che il debitore l’ha effettivamente ricevuta. In allegato conviene includere copia della fattura insoluta e, se utile, copia del contratto o dell’ordine di acquisto che giustifica il credito. Questo insieme di documenti sarà poi la base per un eventuale ricorso per decreto ingiuntivo, la procedura rapida che consente al creditore di ottenere dal giudice un provvedimento esecutivo fondato su prove scritte certe, come fatture e contratti.
Gli effetti della diffida sono molteplici. Dal punto di vista giuridico, costituisce in mora il debitore, con decorrenza automatica degli interessi di legge o degli interessi moratori ex d.lgs. 231/2002, e interrompe la prescrizione del credito, garantendo così al creditore maggiore tempo per agire. Dal punto di vista pratico, mette il debitore di fronte alla serietà della situazione e spesso lo induce a regolarizzare spontaneamente la posizione per evitare spese legali e pignoramenti. Se invece la diffida non sortisce effetti, essa diventa un presupposto probatorio utile e immediatamente spendibile davanti al giudice.
Va distinto il sollecito bonario dalla diffida vera e propria. Il primo è una comunicazione, di solito inviata per e-mail o telefono, che ricorda la scadenza e chiede gentilmente il pagamento; non ha però valore formale e non produce gli effetti della mora. La diffida, invece, è un atto formale e tracciabile, con valore giuridico, che segna l’inizio della fase legale del recupero del credito. È consigliabile inviare un sollecito nei giorni immediatamente successivi alla scadenza e, se questo non basta, procedere con la diffida.
Esempio di Diffida per mancato pagamento fattura
Modello 1 – Generico
Oggetto: Diffida per mancato pagamento fattura n. [NUMERO]
Spett.le [DENOMINAZIONE/DEBITORE]
[INDIRIZZO o PEC]
Con la presente, in qualità di creditore, Le segnalo che la fattura n. [NUMERO], emessa in data [DATA] per l’importo di € [IMPORTO], con scadenza al [DATA], non risulta ancora saldata.
Ai sensi dell’art. 1219 c.c. La costituisco formalmente in mora e La diffido a provvedere al pagamento entro e non oltre [7/10] giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO], causale “Saldo fattura n. [NUMERO]”.
In difetto, sarò costretto ad adire le vie legali per ottenere il recupero del credito, con aggravio di spese, interessi e competenze a Suo carico.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[Recapiti – PEC/E-mail/Telefono]
Modello 2 – Rapporti tra imprese (d.lgs. 231/2002)
Oggetto: Diffida per mancato pagamento fattura n. [NUMERO] – Interessi moratori ex d.lgs. 231/2002
Spett.le [DENOMINAZIONE IMPRESA]
[PEC]
Con riferimento alla fattura n. [NUMERO] del [DATA], per un importo di € [IMPORTO], scaduta il [DATA], constato il mancato pagamento.
Ai sensi del d.lgs. 231/2002, gli interessi moratori decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, oltre all’importo forfettario minimo di € 40,00 a titolo di costi di recupero.
Con la presente Vi diffido ad adempiere entro [5/7] giorni dal ricevimento, mediante bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO], causale “Saldo fattura n. [NUMERO]”.
In caso contrario, sarò costretto a procedere giudizialmente per il recupero coattivo del credito e degli accessori, con aggravio di spese legali.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[Ragione sociale – P. IVA – PEC]
Modello 3 – Cliente consumatore (B2C)
Oggetto: Diffida per mancato pagamento fattura
Gentile Sig./Sig.ra [NOME],
Le ricordo che la fattura n. [NUMERO], emessa in data [DATA], relativa a [DESCRIZIONE PRESTAZIONE], per l’importo di € [IMPORTO], scaduta il [DATA], non risulta ancora saldata.
Con la presente, ai sensi dell’art. 1219 c.c., La invito e diffido ad adempiere al pagamento entro e non oltre [10] giorni dal ricevimento. Decorso tale termine senza riscontro, mi vedrò costretto/a ad adire l’Autorità Giudiziaria per ottenere il recupero delle somme, oltre interessi legali e spese.
Il pagamento può essere effettuato mediante bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO].
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[Recapiti – E-mail/Telefono]
Modello 4 – Pubblica Amministrazione
Oggetto: Diffida per mancato pagamento fattura elettronica n. [NUMERO] – Id SdI [ID]
Spett.le [AMMINISTRAZIONE/ENTE]
[PEC]
Con la presente si segnala che la fattura elettronica n. [NUMERO] del [DATA], trasmessa tramite SdI con identificativo [ID], relativa a [OGGETTO FORNITURA/SERVIZIO], per un importo di € [IMPORTO], scaduta il [DATA], non risulta ad oggi pagata.
Ai sensi dell’art. 1219 c.c. e del d.lgs. 231/2002, Vi diffido a provvedere entro e non oltre [10] giorni dal ricevimento della presente. In difetto, sarò costretto ad adire il Giudice competente per ottenere decreto ingiuntivo, con aggravio di spese e interessi moratori a Vostro carico.
Il pagamento dovrà essere disposto mediante bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO].
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[Ragione sociale – P. IVA – PEC]