L’agenda è il migliore amico del manager, è infatti fondamentale avere un piano sempre aggiornato dei propri appuntamenti di lavoro. Inoltre, è un provvidenziale promemoria di numeri telefonici e indirizzi.
Proveremo a consigliarti come scegliere l’agenda che fa per te, come utilizzarla e come mantenerla sempre aggiornata.
Come scegliere la tua agenda
In commercio puoi trovare moltissime agende. Tutte hanno pregi e difetti.
Risulta essere allora decisivo trovare la migliore per le tue esigenze. Chiediti a cosa ti serve soprattutto. In base alla risposta, scegli seguendo anche i nostri suggerimenti.
L’agenda classica. Ha pagine molto spaziose, ciascuna dedicata ad uno specifico giorno. Perfetta se, oltre a registrare gli appuntamenti, vi interessa avere sottomano uno spazio per gli appunti. Inoltre, è semplice da consultare e da conservare. Il limite è che è forse più complesso gestire altre informazioni (indirizzi, numeri di telefono ecc.)
L’agenda organizer. Sono strumenti pių moderni e pensati per un uso strettamente personale. L’organizer conserva con efficienza appuntamenti e numeri di telefono. Ottima anche per pianificare gli impegni, sia nell’arco della giornata che nella settimana. Purtroppo lo spazio a disposizione è spesso limitato: gli appunti devono essere scritti altrove.
L’agenda elettronica. Risulta essere l’ultimo grido: la migliore per memorizzare e recuperare nomi, indirizzi, appuntamenti e altre informazioni personali. Forse, però, sono un po’ scomode da usare e richiedono una certa pratica.
Come utilizzare l’agenda
Alla base di tutto deve esserci un uso ordinato e meticoloso
Prendi l’abitudine di consultare e aggiornare la tua agenda ogni mattina: ti servirà per avere ben chiaro, con un rapido sguardo, l’elenco degli impegni che ti attendono.
Ogni volta che porti a termine un compito, cancellalo dalla pagina.
Dividi gli impegni secondo un criterio di importanza. Se sarai in difficoltà potrai decidere velocemente su cosa concentrarti e cosa lasciar perdere.
Per ogni impegno fissa un tempo massimo necessario per ultimarlo (ma lascia anche un margine supplementare per le situazioni impreviste!); cerca di essere realistico nelle tue previsioni.
Non è una cattiva idea quella di completare l’elenco degli appuntamenti di lavoro con gli impegni del tempo libero. Così ti sarà facile trovare un equilibrio tra affari e famiglia.
Come tenere aggiornata l’agenda
Pensa che guaio sarebbe mancare ad un appuntamento solo perché non lo hai annotato sull’agenda! È fondamentale tenerla sempre aggiornata.
Ogni sera dedica alcuni minuti a scrivere un elenco degli impegni che ti attendono il giorno dopo. Chiedi aiuto alla tua segretaria, se necessario.
Verifica di aver portato a termine tutti i compiti che ti eri prefissato.
Se non hai avuto il tempo di dedicarti a qualcuno di essi, mettili all’inizio del giorno successivo.
Nel corso della giornata, abituati a cancellare dall’elenco i compiti che sono già stati conclusi. Non è solo una questione di ordine: che soddisfazione vedere il proprio lavoro avanzare concretamente.
Annota con attenzione i numeri di telefono che i colleghi ti danno ogni giorno. Conserva i biglietti da visita e ogni sera aggiorna l’agenda.
Molto interessante.
